Eine Präsentation in Powerpoint zu erstellen, ist als würde man ein Erdloch mit einem Löffel ausheben. Grundsätzlich funktioniert es, es ist jedoch recht umständlich, zeitaufwändig und bis zu einem gewissen Punkt irgendwie sinnlos.

Täglich finden mehrere Millionen Präsentationen auf der ganzen Welt statt. Sehr optimistisch betrachtet, sind mehr als die Hälfte davon unerträglich. Sie hinterlassen Berge von beinahe zu Tode gelangweilten Menschen, die zwar vorab fasziniert glaubten, sich mit dem Inhalt des Vortrags identifizieren zu können, jedoch währenddessen bitter enttäuscht und hinterher mit buchstäblich gähnender Leere zurückgelassen wurden. 
 

Powerpoint ist die am häufigsten genutzte Geschäftspräsentationssoftware der Welt. Tagtäglich werden abermillionen von Folien erstellt, mit Inhalten vollgepackt und nicht selten werden diese in weiterer Folge als Grundlage für wichtige Entscheidungen hergenommen.
 

Wenn es hier nur um ein gelangweiltes Publikum gehen würde, wäre das Thema schnell vom Tisch. Wenn man sich jedoch auf die Auswirkungen von Präsentationsmedien wie Powerpoint in ihrer tagtäglichen Verwendung bezieht, lässt sich erklären, wie weitläufig das Problem ist.

Todsichere kommunikation

Nicht ohne Grund ist eine der bekanntesten Powerpointpräsentationen jene, die von Ingenieuren dem Management von der NASA vorgelegt wurde. Aus jener ging für das verantwortliche Management in einer unbestreitbaren Unlogik hervor, dass beschädigte Teile am Columbia Space Shuttle kein Grund zur Aufregung sind. Schlechte Kommunikation kann, wie folgt, in einem absoluten Desaster enden.
 

Bei der Aufklärung des Unglücks des Columbia Space Shuttles fand die CAIB (Columbia Accident Investigation Board) das Verschulden u.a. in jener Powerpointpräsentation und kam zu dem Entschluss, dass die Kerninformation, welche die potentielle Gefahr beschrieben hat, zu sehr in der Präsentation zwischen einer Vielzahl von Informationen untergegangen war, sodass diese nicht berücksichtigt wurden. Somit kam es am 1. Februar 2003 beim Wiedereintritt in die Erdatmosphäre zur Zerstörung des Space Shuttles mit dessen siebenköpfiger Besatzung.
 

Jene, die diese Präsentation erstellten, hatten mit derselben Problematik zu kämpfen, vor der sich viele bei der Erstellung von Vortragsunterlagen wiederfinden: einen komplexen Inhalt zu vereinfachen, damit die Botschaft verständlich ist.

Mit dem Löffel zum Fundament

Powerpoint zeichnet sich durch seine lineare Struktur und unbeugsamen Auflistungen aus. Während gezielt reduziert aufbereitete Inhalte in einer Präsentation Raum für eigene Meinungen lassen, bietet Powerpoint keinen äquivalenten Platz zur Einbringung eigener Gedanken. Folgt man den Regeln von Powerpoint, endet man mit der Nutzung von Bulletpoints und vorgegebenen, mehrschichtigen Aufzählungen. Powerpoint gibt eine strikte, hierarchische Gliederung vor, die oftmals eigentlich nicht auf den zu präsentierenden Inhalt zutrifft. Zudem ist die Erstellung und Positionierung von grafischen Elementen zu den Textinhalten sehr eingeschränkt und nur sehr erschwert umsetzbar. Für die Aufbereitung einer Präsentation gibt es somit nur zwei Wege: entweder werden diese Vorgaben angenommen oder nicht. Im alltäglichen Gebrauch unterwirft man sich einfach dieser Hierarchie. 
 

In der Informationsgestaltung greift man zu anderen Tools, um dem unflexiblen Regelwerk von Powerpoint zu entkommen. In Kreisen der Kommunikationsbranche — jene, die für die professionelle Aufbereitung von Powerpointpräsentationen für Kunden verantwortlich sind — sind Keynote oder PDFs die gängigen Präsentationsstandards. Hier gibt es also eine eindeutige Diskrepanz.

WENN ES NUR EINEN LÖFFEL GIBt

Wieso fällt keinem auf, dass solche Präsentationen keinen Platz für eigene Gedanken lassen? Ohne gestaltete grafische Elemente, Bilder und die eintönige Auflistung wird der gesamte Inhalt über mehrere Folien dem Publikum schlichtweg eingetrichtert. Somit wird vom Rezipienten geistig nichts gefordert und dieser schaltet während des Vortrags einfach ab. Der typische Powerpoint Stil macht eine Präsentation zu einem einseitigen Referat, das hinterher vergessen wird und unreflektiert bleibt.
 

Wie kann also eine mit herkömmlichen Tools erstellte Präsentation gelingen? Wichtig ist es hierbei, sich klar gegen die vorgegebene Struktur der Software zu entscheiden. Grafische Elemente sollten separat erstellt werden, damit diese auf den Inhalt maßgeschneidert sind und man flexiblere Darstellungsmöglichkeiten hat. Eine Präsentation sollte nicht wie eine Broschüre behandelt werden. Grundsätzlich lesen Zuhörer nicht alles, was auf den Folien steht – und wenn sie das tun, hören sie schon gar nicht zu. Schlussendlich geht es darum, einen Dialog zu schaffen, damit auch etwas in den Köpfen der Rezipienten stattfindet. Somit ist genauso entscheidend, wie der Inhalt verbal transportiert wird.

EIN VORTRAG IST AUCH NUR EINE PERFORMANCE

Die Zielgruppe muss von Anfang an wissen, warum es sich lohnt, zuzuhören. Dies gewährleistet man am besten mit einem „Aufhänger“ – das kann sowohl eine Frage, eine überraschende Aussage oder eine Anekdote sein. Während viele Präsentationen sich bis zum Höhepunkt – dem stärksten Argument – aufbauen, verliert sich in dieser Zeit die Aufmerksamkeit der Rezipienten. Es gilt, das stärkste Argument als Leitfaden zu verwenden und um diesen herum die Geschichte und Glaubwürdigkeit attraktiv zu gestalten – es soll eine visuelle, keine text-basierte Geschichte erzählt werden. Die Stärke einer Präsentation zeichnet sich durch die Fähigkeit aus, den gesamten Inhalt so zusammenzufügen, damit dieser überzeugend ist.


Der Corporate Presentations Coach Jerry Weissman verweist auf zwei Punkte als grundlegendes Maßsystem einer gelingenden Präsentation: „Point B“ bezieht sich auf den Grund oder das Ziel der Präsentation und „WIIFY“ (What’s in it for you) stellt den Nutzen oder Mehrwert für die Zielgruppe dar. Diese beiden Punkte bestimmen den Kontext der gesamten Präsentation, wie die Folien aufbereitet sind und welche Argumente, Anwendungsbeispiele oder Statistiken verwendet werden. Wenn diese beiden Parameter fehlen, führt es zu jener Art von Präsentation, die den Zuhörer mit dem Gefühl der Unverbundenheit und Gleichgültigkeit zurücklässt. Er stellt sich dann die Frage „Was hat das alles mit mir zu tun? Was ist der Punkt?“

BITTE in Schön!

Es gibt keine universelle Richtlinie zur ästhetischen Erstellung von Präsentationen. Jede Präsentation soll stilistisch ihren eigenen Charakter haben und damit den Inhalt unterstützen. Sich einem Tool unterzuordnen, das die Gestaltung im Wesentlichen einschränkt, unterstreicht umso mehr den Nachteil von Powerpoint. Es ist, gelinde gesagt, nicht die liebste Arbeit eines Gestalters Powerpointpräsentationen aufzubereiten (da dies ohne den Einsatz von schwarzer Magie zu keinem stimmigen Ergebnis führt). Dennoch ist uns bewusst, dass Powerpoint die am häufigsten genutzte Geschäftspräsentationssoftware ist und wir auch in Zukunft vollbepackte Folien erhalten werden, deren Inhalt wir selbst erst mal entziffern müssen. So ordnen wir uns unseren Kunden zuliebe nicht dem eingeschränkten Regelwerk der Software unter und greifen – wie im Anfangs genannten Beispiel – trotz Abscheu zum Löffel, um das Fundament einer guten Präsentation zu schaufeln (und geben diesen auch gerne manchmal in Verzweiflung ab).
 

Es macht eben einen großen Unterschied, Folien nur reinzuzeichnen oder diese im Sinne des Informationsdesigns professionell aufzubereiten. Es lohnt sich für den Kunden vorab, sich über den Einsatz der Präsentation im Klaren zu sein (wir erinnern uns an „Point B“ und „WIIFY“) und anhand dieser Vorgaben den Inhalt zu erstellen. Es geht schließlich nicht darum, dass die Schriftgrößen überall gleich sind und dass der gesamte Inhalt auf einer Folie sauber angeordnet ist – das wichtigste bei einer gelingenden Präsentation bleibt, Geschichten zu erzählen, welche die Aufmerksamkeit des Zuhörers wecken und mehr hinterlassen, als nur eine gähnende Leere und verlorene Zeit.



https://www.theguardian.com/commentisfree/2015/sep/23/powerpoint-thought-students-bullet-points-information
 

https://www.forbes.com/sites/jerryweissman/2017/04/13/presentations-and-email/#21d541e93470

 

https://www.theguardian.com/small-business-network/2017/feb/16/master-art-presenting-tell-story-brief-audience